Krachten bundelen: hoe geven we samen onze organisatie vorm?

door An Van Damme | apr 25, 2024

Hoe kan een organisatie het enthousiasme van zo veel mogelijk mensen omzetten in actie? Een bouwsteen die onze burgerbeweging daarbij hielp is het Sociocratie 3.0-patroon ‘kring van afgevaardigden’. Laat je inspireren door het verhaal van Klimaan, en ontdek hoe een doordachte organisatiestructuur helpt om de energie van mensen in beweging te houden. 

Toen Klimaan onder impuls van een viertal enthousiastelingen van start ging in januari 2018 was het doelwit helder. Klimaan zou in Mechelen een energiecoöperatie oprichten, om de omschakeling naar hernieuwbare energie te versnellen: een zogenaamde REScoop, een Renewable Energy Sources cooperative, waarin burgers mee kunnen investeren en waarin ze ook inspraak hebben. In ijltempo werd Klimaan vzw (een vereniging zonder winstoogmerk) opgericht, als voorloper van de later op te richten coöperatie. Er kwam een logo en een huisstijl, en een eerste project ging van start: een groepsaankoop voor ledlampen.

Hoe meer activiteiten er ontplooid werden, hoe meer nieuwe gezichten zich aanmeldden. Het waren mensen met uiteenlopende achtergronden, allemaal gedreven om als burger bij te dragen aan een duurzame samenleving. De vraag kwam op: kan iedereen zijn ei voldoende kwijt in het idee van de energiecoöperatie? Het was nodig om eens stil te staan bij ieders ‘waarom’. 

Een paar herbronningsavonden volgden, en in de herfst van 2018 nam Klimaan nieuwe thema’s op in haar werking, als aanvulling op het thema energie waarmee alles begon. Met een knipoog naar de vier elementen waren dat: grond, water en lucht. Want ook daarmee moeten we toekomstgericht omgaan, beseften veel Klimaners. De nieuwe thema’s mocht je breed bekijken. Ook projecten rond voedsel, mobiliteit en materialen vonden er een plaatsje onder. En nog zoveel meer. 

We creëerden samen ook een ‘Klimaankompas’ met vier principes die beschreven waaraan een Klimaan-initiatief moest voldoen. Die waren: 

• een Klimaan-initiatief respecteert de draagkracht van de aarde, 
• het geeft energie door samen zinvolle dingen te doen, 
• het kijkt naar het totaalplaatje, 
• het mobiliseert burgers om een lokale duurzame samenleving te creëren.

Boodschap aan alle leden was: wil je een nieuw initiatief opstarten? Dat kan, als het in lijn is met onze vier principes. Klimaan was daarmee helemaal klaar om als brede burgerbeweging in Mechelen en omstreken een actieve en verbindende rol te spelen. Samen bouwen aan een wereld waarin mensen zorgzaam omgaan met grond, materialen, lucht, energie en water (die we ook wel de ‘commons’ noemden) was het doel. De sociale reflex was er steeds: iedereen, ongeacht achtergrond, opleidingsniveau of financiële situatie, moest meekunnen in het Klimaan-verhaal.

Werkgroepen naar believen

De herbronningsoefening bracht helderheid over wat we samen wilden doen. Voor elk van de vier thema’s kwam er een werkgroep: Werkgroep Energie, Werkgroep Water, Werkgroep Lucht en Werkgroep Grond(stoffen). De nieuwe structuur creëerde ruimte om breed te werken. Elke Klimaner vond makkelijk een project waaraan hij of zij graag wilde bijdragen, en de impact van Klimaan werd er groter door. 

Het bleef niet bij thematische werkgroepen. Ook ondersteunende werkgroepen, zoals Werkgroep Communicatie, Werkgroep Samenwerking en Werkgroep IT, en lokale groepen, geworteld in de gemeenten rond de stad Mechelen, zagen het levenslicht. Maandelijks was er de ‘Klimaandelijkse’: een bijeenkomst om iedereen bij te praten en om het contact tussen de werkgroepen levendig te houden. In de zomer van 2019 waren er 80 leden actief.

Vertrouwen en eigenaarschap waren sleutelwoorden vanaf het begin. Een voorbeeld daarvan: al wie wilde kreeg toegang tot de back-end van de website om naar hartenlust blogposts, kalenderitems of webpagina’s te creëren. Ook de werkgroepen ontplooiden naar eigen inzicht allerlei activiteiten. 

In mei 2019 was het dan eindelijk zover: de coöperatieve vennootschap met sociaal oogmerk Klimaan cvso werd opgericht, als tweede juridische entiteit van de burgerbeweging. Dat opende nieuwe mogelijkheden, want een coöperatie kan heel andere dingen doen dan een vzw. Vanaf toen konden burgers samen investeren in lokale klimaatprojecten. De coöperatie nam meteen een vliegende start met het leggen van zonnepanelen op het gemeentehuis en de bibliotheek van Bonheiden. 

De Klimaanraad

De burgerbeweging was dus best complex geworden, met veel mensen, tal van werkgroepen en twee juridische entiteiten, elk met hun eigen bestuur. Alle energie, ideeën en projecten laten samenvloeien in een coherent geheel was best uitdagend. Na een tijdlang zoeken, creëerden we nog een extra structuur, geïnspireerd op het Sociocratie 3.0-patroon ‘kring van afgevaardigden’, met als doel de samenwerking in goede banen te leiden. We doopten onze kring van afgevaardigden de Klimaanraad. De eerste Klimaanraad vond plaats in september 2019. 

Stukje theorie: Kring van afgevaardigden

Wil je graag zo weinig mogelijk hiërarchie in je organisatie? Een geliefde aanpak om dat te realiseren is met een ‘kring van afgevaardigden’, een van de technieken uit Sociocratie 3.0, een flexibel inzetbare verzameling van een zeventigtal aanpakken, stappenplannen en leidraden − patronen genoemd − die helpen om beter samen te werken.

Als je dit patroon toepast, ga je je organisatie opvatten als een verzameling deelorganisaties die samenwerken − bij Klimaan waren dit de werkgroepen. Elke deelorganisatie werkt autonoom binnen bepaalde grenzen (zoals een doelstelling, een takenpakket, een budget, enzovoort). Daarnaast is er een ‘kring van afgevaardigden’ die bestaat uit een vertegenwoordiger van elke werkgroep. Die beantwoordt de organisatie-overkoepelende vragen en uitdagingen. Mooi geregeld: geen hiërarchie, toch geen chaos.

De Klimaanraad had elke maand een bijeenkomst met vertegenwoordigers van de thema-werkgroepen (bijvoorbeeld Werkgroep Energie), de ondersteunende werkgroepen (bijvoorbeeld Werkgroep IT), de lokale groepen (bijvoorbeeld Klimaan Vaartland) en de bestuursorganen. Werkgroepen en besturen mochten naar eigen goeddunken steeds dezelfde of regelmatig een andere persoon afvaardigen. Dat verschillende mensen in meerdere werkgroepen actief waren hielp om flexibel om te springen met wie naar de Klimaanraad kwam. Klimaan is een vrijwilligersvereniging, dus engagementen moesten passen bij ieders leven. 

We zagen grote voordelen in het bestaan van de Klimaanraad. Nieuwe enthousiastelingen konden er supersnel hun entree maken. Een publicatie in het Staatsblad, zoals voor een nieuwe bestuurder zou moeten, hoefde niet, en het was ook geen langetermijnengagement. Bovendien: de twee rechtspersonen waaruit de burgerbeweging bestond (Klimaan vzw en Klimaan cvso) waren er beiden vertegenwoordigd, wat goed was voor de inhoudelijke samenhang tussen de twee. 

Het bestuur

Wat deden de bestuursorganen dan? Dat vulde elk bestuur voor zichzelf in. Het bestuur van de coöperatie had en heeft nog altijd een groot takenpakket, want burgerkapitaal investeren vraagt voorzichtigheid en een coöperatie mag omwille van de wetgeving ook niet zomaar met vrijwilligers werken. Het bestuursorgaan van de vzw daarentegen hield het kleiner. Naar het voorbeeld van het minimum viable board van het internationale netwerk Enspiral, verklaarde het − ik was toen een tijdlang medebestuurder van Klimaan vzw − zichzelf verantwoordelijk voor een minimumpakket aan taken, met de focus op de juridische, financiële en administratieve zaken. Verder hield het bestuur wel een oogje in het zeil, maar gaf het vooral zo veel mogelijk invloed aan de Klimaanraad. Aan de leden van Klimaan vzw dus. 

Het bestuur van Klimaan vzw kwam niet vaak samen. Enkele keren per jaar volstond. En bestuursvergaderingen waren sowieso al open voor wie ze wilde bijwonen. Een machtsbastion dat het laatste woord had is er in Klimaan nooit geweest. De bestuurders van de vzw wilden vooral een bedding blijven creëren voor wat zich wilde ontplooien, eerder dan de burgerbeweging een bepaalde richting uit te sturen. Dat deed elke werkgroep voor zichzelf wel. ‘Een Klimaan-initiatief geeft energie door samen zinvolle dingen te doen’ was een van de principes die we in het eerste jaar samen geformuleerd hadden, en wat geeft meer goesting dan je schouders te zetten onder een project dat je zelf mee bedacht hebt? 

Samen navigeren 

Onderwerpen die op de agenda van de Klimaanraad verschenen waren: Over hoeveel geld mag een werkgroep autonoom beslissen? Hoe gaan we om met leden die onze communicatiekanalen willen gebruiken om politieke boodschappen te verspreiden? Gaan we in op een uitnodiging tot samenwerking met een andere organisatie wat mogelijk onze draagkracht voor andere projecten verkleint? Gaan we een subsidie aanvragen met vermelding van activiteiten waarvan we niet weten of er voldoende vrijwilligers zijn om die tot een goed einde te brengen? Hoe goed willen we nieuwe leden leren kennen voordat we hen toegang geven tot het intern communicatieplatform Basecamp? Wat moet aan bod komen op de volgende Klimaandelijkse? Hoe houden we onze social media levendig met inbreng van verschillende werkgroepen? En ga zo maar door. Waar mogelijk pasten we in de Klimaanraad consent besluitvorming toe, ook een Sociocratie 3.0-patroon.

Leden reikten vaak mooie grootse ideeën aan. Het Klimaankompas met de vier principes hielp ons om samen te navigeren in de zee van mogelijkheden. Voortbouwend op de eerste ervaringen formuleerden we nog een extra criterium: ‘draagvlak en draagkracht’. Om na te gaan er draagvlak was voor een potentieel project, stelden we ons de vraag: past dit project binnen de visie en zijn leden er enthousiast over? En voor draagkracht: wat moet er concreet gebeuren, wie engageert zich ervoor en is het realistisch? 

Het inschatten van draagvlak en draagkracht was een voortdurende evenwichtsoefening, want in een vrijwilligersvereniging fluctueren engagementen soms snel. Enkel als er volgens onze gezamenlijke inschatting voldoende draagvlak en draagkracht was, kon een groter project van start gaan. Dit heldere beslissingskader zorgde ervoor dat we samen verantwoordelijke beslissingen konden nemen, zonder daarvoor iemand in een verantwoordelijke positie te plaatsen. Voor kleinere projecten die door enkele mensen uitgevoerd konden worden, bijvoorbeeld binnen een werkgroep, was zo’n uitgebreide evaluatie uiteraard niet nodig. ‘Gewoon doen’, was daar de boodschap. 

Klimaan blijft bewegen 

Na drie jaren met een maandelijkse Klimaanraad kwamen er almaar minder werkgroepoverschrijdende vraagstukken op tafel, omdat de samenwerking ondertussen goed gestroomlijnd was. De coronatijd was ook niet gemakkelijk geweest − Klimaan steunt immers op lokale ontmoetingen −, en daardoor was het aantal actieve leden en het aantal projecten iets meer behapbaar geworden. De nood aan een maandelijks vergadermoment om de samenwerking te coördineren was er niet meer, en dus hield de Klimaanraad op te bestaan. De laatste vond plaats in januari 2023. Betekende dat dat leden minder inspraak kregen? Zeker niet. Leden beslissen nog altijd mee, maar dat verloopt nu op een meer organische manier, bijvoorbeeld via het online communicatieplatform of tijdens de Klimaandelijkse die nog altijd elke maand plaatsvindt om iedereen op de hoogte te houden. 

De Klimaanraad, ofwel het Sociocratie 3.0-patroon kring van afgevaardigden, was een van de vele bouwstenen in een mozaïek aan aanpakken en bijeenkomsten die hielpen om van de burgerbeweging een succes te maken. Macht delen en mensen betrekken zat van in het begin in het DNA van de organisatie en dat krijgt op vele manieren vorm. Doordacht blijven kiezen voor wat helpt om die intenties waar te maken, houdt de energie in beweging. 

Frederic Laloux, de auteur van het invloedrijke boek Reinventing Organizations, zegt daarover:

Wanneer organisaties gebouwd zijn, niet op impliciete mechanismen van angst, maar op structuren en praktijken die vertrouwen en verantwoordelijkheid genereren, beginnen er buitengewone en onverwachte dingen te gebeuren.

En er werden stenen verlegd. De coöperatie Klimaan cvso haalde ondertussen al zo’n 1,4 miljoen euro aan burgerkapitaal op en investeerde dat in zonneprojecten, warmtenetten en deelwagens. Drie mensen zijn er professioneel aan de slag. 

Klimaan vzw is uitgegroeid tot een belangrijke stem in de lokale dialoog, en prikkelt en activeert nog steeds burgers met een scala aan boeiende activiteiten, zoals een geveltuinenproject, de aanplanting van een stadsbos, Repair Cafés, filmavonden en informatieve sessies. Eind 2021 was Klimaan vzw mede-oprichter van Pandschap Rivierenland, een coöperatie die private woningen duurzaam renoveert waarna ze verhuurd worden als sociale woning. En de ‘Klimavelo’, ook een Klimaan-initiatief, is een fietstaxidienst die minder mobiele mensen op hun bestemming brengt, vaak met riksjapiloten die graag hun Nederlands oefenen. 

Klimaan blijft vol enthousiasme burgers in beweging brengen.

Dit artikel is aangepaste versie van een tekst die op mijn website verscheen.